Все стало вокруг голубым и зеленым

Жанна Ягафарова, компания Mikenopa предложила варианты технологической поддержки и визуализации деловых встреч и презентаций.

Система Хромакей (keying) совмещает несколько кадров или изображений в одной композиции. Спикер физически остается на своем месте (на трибуне, за столом переговоров или у микрофона), а его увеличенная виртуальная проекция оказывается как бы внутри транслируемой с видеопроектора презентации. Для работы системы нужна видеокамера, видеосервер, мультимедийное оборудование (проектор с экраном) и специальный синий или зеленый фон, на котором четко прорисовываются все детали изображения. От самого спикера тоже требуется определенная подготовка ведь каждое его движение и даже мимика будут восприниматься аудиторией в мельчайших подробностях.

Высокоскоростное интернет-приложение для площадок High-Speed Internet Access. Система позволяет гостям и ведущим подключаться ко всем интернет-ресурсам мероприятия, и работает с любыми девайсами, вне зависимости от их платформ и настроек. После регистрации, пользователь может перемещаться из конференц-зала в буфет или холл, оставаясь в интернете, так как приложение покрывает все зоны мероприятия. Среди наиболее интересных опций – возможность в режиме удаленного доступа распечатать документ со своего ноутбука или планшета на принтере, стоящем в любой точке здания. Регистрация приложения возможна через социальные сети Facebook, «ВКонтакте» и Twitter.

Вместо блокнота и ручки – мобильный гид и трехмерный навигатор

Денис Шаров, коммерческий директор компании Konferenza дал экспертную оценку наиболее интересных российских и зарубежных сервисов, специализирующихся на поставках софта организаторам деловых встреч, а также представил несколько мобильных решений и программ маркетингового IT-сопровождения мероприятий. Эти решения он разделил на три группы: до, во время и после мероприятия.

ДО

Не правильно сформированный сайт готовящегося мероприятия, по мнению Дениса Шарова, может привести к потере 20-30% потенциальных посетителей. На стартовой странице должны располагаться 5-6 основных мотиваторов, включающие не только цели и задачи встречи, имена ведущих спикеров и анонс мероприятий, но и форму регистрации с привязкой к системам аналитики (поисковых систем). Эта привязка позволяет организаторам фиксировать источник информации, приведший гостя именно на этот сайт. Кроме того, сайт должен быть доступен для любых мобильных девайсов.

Второй по значимости элемент – это рассылки. Лучшие сервисы, по мнению Дениса Шарова, это зарубежный MailChimp и российские UniSender и SmartRespoder.

Третий элемент – ретаргетинг, рекламный механизм, посредством которого онлайн-реклама направляется тем пользователям, которые уже посетили сайт рекламодателя. При низкой стоимости входного билета или аккредитации, набор рекламы ограничен, а стоимость лида может возрасти до нескольких десятков (или сотен)тысяч рублей. Ретаргетинг позволяет поставить на сайте специальный код, после чего пришедший по ссылке пользователь начинает автоматически получать вашу рекламу на других сайтах. Это усиливает мотивацию и компенсирует затраты на сайт.

ВО ВРЕМЯ

Чем больше мероприятие, тем дольше регистрация. Эту неприятную и кажущуюся неизбежной зависимость можно нарушить. Например, если заранее разослать участникам QR-коды или «мобильные билеты», которые на стойке регистрации считываются мгновенно. Распечатка бэджа с фамилией, именем и штрих-кодом на быстром принтере также занимает доли секунды.

Мобильные гиды для мероприятия вошли в практику 2-3 года назад вместе с распространением смартфонов. В перспективе они призваны вытеснить бумажный раздаточный материал, прежде всего, на крупных мероприятиях с числом участников в несколько тысяч человек. Приложения закачиваются на смартфоны и становятся удобной электронной подсказкой, а в ряде случаев и навигатором.

Интерактивная схема площадки для конгрессов с выставочной частью. Она позволяет участнику или гостю во-первых, быстро найти нужный стенд, во-вторых, составить оптимальный маршрут по выставке.

Навигация в помещении по технологии iBeacon – дорогостоящая новинка с прицелом в будущее: на смену точкам доступа wi-fi пришли микро-маяки, которые расставляются по всему зданию и позволяют пользователю позиционировать самого себя на своем смартфоне с точностью до 1-2 метров, а также посылать сообщения другому пользователю, вошедшему в зону действия любого микро-маяка. Помимо WOW-эффекта, это дает возможность экспоненту привлечь к своему стенду дополнительное внимание посетителя, которому на мобильное приложение посылаются автоматические уведомления в момент входа в зону микро-маяка.

Важная опция мобильного приложения – возможность задать письменный вопрос спикеру по ходу выступления. Эти вопросы выводятся сначала на боковые экраны конференц-зала и модерируются либо организаторами, либо самими участниками. Затем TOP-список поступает на приложение спикеру и на главный экран. По данным Дениса Шарова, чат со спикером резко усиливает вовлеченность аудитории, повышает активность всего мероприятия.

Не менее важно для участников иметь прямой чат друг с другом в обход мобильной телефонной связи. Эта возможность также закладывается в мобильное приложение и в несколько раз повышает уровень нетворкинга. Тренд 2014 года - социальная стена, когда на большой экран после модерации выводится вся информация из социальных сетей, касающаяся текущего мероприятия. Прямо из зала каждый участник, закачавший на свой смартфон соответствующее приложение, может написать на стене комментарий или задать тему обсуждения. Этот открытый чат обладает вирусным эффектом и вовлекает практически всю аудиторию.

ПОСЛЕ

Электронное анкетирование заменяет традиционную бумажную анкету, заполнять которую, как показывает практика, после окончания встречи не хочет или не успевает 90% участников. Те, кто освоил мобильное приложение по вышеперечисленным позициям, электронную анкету заполняют охотнее и быстрее.

Это повышает репрезентативность итоговой статистики мероприятия. Через мобильное приложение организаторы получают возможность точно просчитать, например, число вопросов, заданных каждому спикеру, оценку выступлений, посещаемость тех или иных сессий и т.д. По итогам мероприятия может быть составлен электронный журнал с текстовыми тезисами, фото и видео сюжетами, обобщенными с помощью того же мобильного приложения. Этот инструмент отлично работает на повторных продажах на следующий год: в качестве бонуса участник, оформивший заявку, получает ссылку на электронный журнал.